ҲУЖЖАТЛАРНИ ВА ИШ ЮРИТИШ ЖАРАЁНЛАРИНИ БОШҚАРИШНИНГ АВТОМАТЛАШТИРИЛГАН ТИЗИМИ - IS-Docflow Фойдаланувчи учун қўлланма

ҲУЖЖАТЛАРНИ ВА ИШ ЮРИТИШ ЖАРАЁНЛАРИНИ БОШҚАРИШНИНГ АВТОМАТЛАШТИРИЛГАН ТИЗИМИ - IS-Docflow Мақсади

ҲУЖЖАТЛАРНИ ВА ИШ ЮРИТИШ ЖАРАЁНЛАРИНИ БОШҚАРИШНИНГ АВТОМАТЛАШТИРИЛГАН ТИЗИМИ Фойдаланувчи учун қўлланма

IS-Docflow

 

1                   

Кириш

Тизимнинг асосий мақсади электрон ҳужжатларни тайёрлаш, рўйхатга олиш, тартиблаш, етказиб бериш, сақлаш, архивлаштириш, қидириб топиш ва ишлов бериш, ижро назорати, уларга кириш ҳуқуқини авторизациялаш жараёнларининг автоматлаштирилишини таъминлашдан иборат.

Тизим банкнинг барча таркибий тузилмаларида қўллаш учун мўлжалланган.

1.1             

Тизимнинг тўлиқ номи ва унинг шартли белгиси

Тизимнинг тўлиқ номи – Ҳужжатларни ва иш юритиш жараёнларини бошқаришнинг автоматлаштирилган тизими. Шартли белгиси - IS Docflow.

1.2             

Имкониятларнинг қисқача баёни

Тизим қуйидаги функционал имкониятларга эга:

1)     

Келувчи хат-хабарларни рўйхатга олиш.

2)     

Жўнатилувчи хат-хабарларни рўйхатга олиш.

3)     

Ташкилотнинг ички ташкилий-фармойиш берувчи ҳужжатларини рўйхатга олиш.

4)     

Ҳужжатларни кўриб чиқиш (топшириқ чиқариш).

5)     

Ҳужжатларни ижро учун тарқатиш.

6)     

Ҳужжатлар ва раҳбарият топшириқлариниyu ижро этилишини назорат қилиш.

7)     

Маълумотномалар ва ҳисоботларни тайёрлаш.

8)     

Топшириқлар ва кўрсатмалар келиб тушагни тўғрисида огоҳлантириш.

9)     

Қўшимча сервис имкониятлари:

a.      

ҳужжатларни қидириб топиш;

b.     

Тизим фойдаланувчилари томонидан меёрий ҳужжатлар кутубхонасини яратиш.

1.3             

Фойдаланувчиларнинг тайёрлик даражаси

Тизимдан фойдаланувчиларга нисбатан малакавий талаблар улар томонидан бажариладиган вазифага қараб белгиланади. Бунда фойдаланувчиларга нисбатан қуйидаги умумий малкавий талаблар белгиланган:

1)     

Мазкур соҳа бўйича билим асосларига эга бўлиш (ташкилотда ҳужжат айланмасига оид бизнес-жараёнлар).

2)     

Хусусий компьютерда, MS Windows, MS Office амалиёт муҳитида, почта мижозлари билан ишлаш билими ва малакасига эга бўлиш.

3)     

Хавфсизлик техникасининг умумий қоидаларини билиш.

2                   

Фойдаланувчи учун қўлланманинг мақсади ва қўллаш шартлари

2.1             

IS

Docflow фаолиятининг автоматлаштирилган турлари ва функциялари

IS Docflow Электрон Ҳужжат айланмаси Тизими бўлиб, унда янги шакллантирилаётган ва ташкилотнинг иш юритувида фойдаланилаётган электрон ҳужжатларга ишлов берилади.

2.2             

Дастурий ва техник воситаларни қўллаш шартлари

2.2.1       

Фойдаланувчининг ишчи станциясига қўйиладиган талаблар

1)     

Windows 2000/Windows XP ёки ундан юқори Операцион тизим;

2)     

Процессор: 300 МГц ёки ундан юқори Intel Pentium II (Celeron);

3)     

Оператив Хотира Мосламаси (ОХМ): 64 Мб дан кам эмас;

4)     

Кўмакчи дастурлар: Microsoft Office жилди.

2.2.2       

Коммуникаци

яларнинг хусусиятлари

Фойдаланувчиларни Тизим серверига улаш камида 10 Мбит/сек бўлган локал тармоқ орқали амалга оширилиши шарт.

3                   

Ишга тайёрланиш

3.1             

Тизимдан фойдаланувчилар ишини таъминлаш

Фойдаланувчининг тизимда ишлашини таъминлаш учун қуйидаги шартлар бажарилиши зарур:

1)     

Тизим Маъмури фойдаланувчини ташкилот ходимлари маълумотномасида рўйхатга олиши ва унга лавозим мажбуриятларига мос равишда кириш ҳуқуқини бериши лозим.

2)     

Тизим Маъмури фойдаланувчининг ишчи станциясига мижоз учун Oracle дастурий таъминотини ўрнатиб бериши ва IS Docflow серверига улаб қўйиши керак.

3)     

Тизим Маъмури фойдаланувчининг ишчи станциясига мижоз учун IS Docflow дастурий таъминотини ўрнатиб бериши шарт.

3.2             

Тизимнинг ишга созланганлигини текшириш тартиби

Фойдаланувчининг иш жойида ишга созланганлигини текшириш учун Тизимни 4.3.1 «Тизимни юклаш» бўлимида келтирилган тартибга мувофиқ юклаш зарур.

4                   

Тизим функцияларининг баёни

4.1             

Тизимнинг тузилиши

Тизимнинг тузилиши (1-расм) қуйидаги икки ташкил этувчининг ўзаро муносабатларидан, яъни Мижоз-Сервер алоқасининг амалга оширилишидан иборат:

1)     

СУБД Сервери, ахборотларнинг сақланишини таъминлайди;

2)     

Мижоз – Тизимдан фойдаланувчининг иш жойи.

 

 

 

2-расм – Тизим архитектурасининг умумий кўриниши

4.2             

Тизимдан фойдаланувчиларнинг гуруҳлари

1-жадвал

Т/р	Фойдаланувчилар гуруҳларининг номлари. Вазифа	Бажарадиган функцияси
	Иш юритувчи	Ҳужжатларни рўйхатга олиш. Ижро назорати
	Бўлинманинг раҳбари	Ҳужжатлар бўйича топшириқлар ижроси. Қуйи ходимларга топшириқлар бериш
	Ижрочи	Ҳужжатлар бўйича топшириқларни  бажариш
	Ташкилот раҳбари	Ҳужжатлар бўйича топшириқларни белгилаш. Ижро назорати
	Тизим Маъмури	Тизимнинг созланишини бошқариш Тизим функцияларига кириш ҳуқуқини бошқариш. Маъмур томонидан бажариладиган функцияларнинг баёни «IS Docflow тизими Маъмури учун қўлланма» номли алоҳида ҳужжатда келтирилган.

4.3             

Тизимнинг умумий функциялари баёни

4.3.1       

Тизимни юклаш

IS Docflow дастурий таъминлаш рамзи

 Windows иш столида жойлашган. Тизимни юклаш учун ана шу белгичани сичқон билан икки марта чертиш керак.

Дастур ишга тушгач, қуйидагиларни киритиш зарур:

1)     

Фойдаланувчининг номи

2)     

Тилсим

Мазкур реквизитлар фойдаланувчига Тизим Маъмури томонидан берилади (2-расм).

2-расм –IS-Docflow Тизимига кириш

 

Диққат: Дастурга кириш учун Тизим Маъмури томонидан берилган фойдаланувчининг номини ва тилсимни билиш шарт.

4.3.2       

Хабарлар журналларидан ҳужжатларни қидириш

«Қидирув»

 тугмасидан фойдаланган ҳолда ҳар бир бўлимга оид ҳужжатларни ва хабарларни реквизитлар бўйича қидириб топиш мумкин. Бунинг учун:

1)     

«Намуна» хошиясига қидирилувчи белги киритилади.

2)     

«...дан Қидирув» хошиясидаги

 тугмасини босилса, реквизитлар рўйхати кўринади, шу орқали қидирув амалга оширилади («Ҳужжат №», «Рўйхатга олиш санаси», «Ижро санаси», «Мухбир», «Кимдан», «Ҳаммаси»).

3)     

«Айниятлар» хошиясидаги

 тугмаси босилса, айниятлар рўйхати пайдо бўлади («Хошиянинг ҳар қандай қисмида», «Бутун хошияда», «Хошиянинг бошида»);

4)     

«Кўриб чиқиш» хошиясидаги 

 тугмани босилса, «Юқорига», «Пастга», «Ҳаммаси» рўйхати пайдо бўлади.

Қўшимча равишда терилган ахборотнинг регистрини ва хошиянинг форматини ҳисобга олган ҳолда қидирув имконятидан фойдаланиш мумкин.

Масалан: Рўйхатга олиш рақами 128К бўлган ҳужжатни топиш учун қуйидагилар бажарилади (3-расм):

1)     

«Намуна» хошиясида 128К рақами терилади.

2)     

«...дан Қидирув» хошиясидаги рўйхатдан «Ҳужжат №» танлаб олинади;

3)     

«Айниятлар» хошиясидаги рўйхатдан «Хошиянинг ҳар қандай қисмида» танлаб олинади;

4)     

«Кўриб чиқиш» хошиясидаги рўйхатдан «Ҳаммаси» танлаб олинади.

«Топилсин» тугмаси босилгач, курсор қидирилаётган реквизитли ҳужжат устига келиб тўхтайди.

 

3-расм – Ҳужжатларни реквизитлар бўйича қидириш

4.3.3       

Ҳужжатларни бутун хазина бўйича қидириш

Мазкур бўлим барча Тизимдан фойдаланувчилар кириши учун очиқ, унда реквизитларнинг барча тузилмаси бўйича қидирув олиб борилади.

Фойдаланувчи қуйидаги операцияларни амалга ошириши мумкин:

1)     

Барча ҳужжатлар бўйича қидирув – бутун ҳужжатлар хазинаси бўйича қидирув амалга оширилади

2)     

Менинг ҳужжатларим бўйича – қидирув муайян фойдаланувчи томонидан ижрога қабул қилинган ҳужжатлар бўйича олиб борилади

 

4-Расм – Хазина реквизитлари бўйича ҳужжатларни қидириш

 

Қидирувни 4-расмда келтирилган шаклда бажариш учун, аввал мезонлар белгилаб олинади, шундан сўнг  «Қидирув»

 тугмаси орқали қидирув бошланади.

 

4.3.4       

Ҳужжатлар ва хабарларни акс эттириш муддатини белигилаш

Бўлимларнинг ҳар бирида келиб тушган хабарлар ва ҳужжатларни кўриб чиқиш учун муайян муддатларни белгилаб қўйиш мумкин (5-расм). Индамаган ҳолда бу муддат 5 кундан иборат бўлади.

 

5-расм – Хабарлар ва ҳужжатларни кўриб чиқиш муддатини белгилаш

4.4             

«Иш юритувчи»

вазифаси

4.4.1       

Дастурий таъминотнинг асосий

кўриниши

Тизим ишга туширилгач, «Иш юритувчи» вазифасидаги ходимга дастур қуйидаги кўринишда намоён бўлади (6-расм):

6-расм – «Иш юритувчи» вазифасининг асосий кўриниши

 

Иш юритувчининг асосий иш соҳасида келувчи, жўнатилувчи ва ички ҳужжатлар рўйхатга олинадиган бўлимлар жойлашган. Бундан ташқари, ҳужжатларни ташкилотда қабул қилинган журналларнинг намунасига кўра таснифлаш имконияти мавжуд.

1)     

Рўйхатга олиш –> Келувчи –> «Журнал номи»

Бу бўлимда ташкилотга келувчи хат-хабарлар рўйхатга олинади.

2)     

Рўйхатга олиш –> Жўнатилувчи –> «Журнал номи»

Бу бўлимда ташкилотдан жўнатилаётган хат-хабарлар рўйхатга олинади.

3)     

Рўйхатга олиш –> Ички –> «Журнал номи»

Бу бўлимда ички ташкилий ҳужжатлар (буйруқлар, фармойишлар ва ҳ.к.) рўйхатга олинади.

4.4.2       

«Келувчи», «Жўнатилувчи», «Ички»

бўлимлари

Юқорида кўрсатилган бўлимларнинг ҳар бирида қуйидаги операцияларни ўтказиш мумкин:

Янги ҳужжатни рўйхатга олиш

Янги ҳужжатни рўйхатга олиш учун «Қўшимча ёзув»

 тугмасидан фойдланилади. Рўйхатга олиш белгиланган шаклда, рўйхатга олиш- назорат карточкаси кўринишида амалга оширилади (7-расм), у ўзида мажбурий ва опцион реквизитларни мужассам этган. Тизми реквизитларни кўриниши жиҳатидан ажратиб намойиш этади (қизил чизиқ), уларнинг киритилиши мажбурий ҳисобланади. «Мухбир» ва «Топшириқ берувчи» хошияларини

 тугмалари ёрдамида, маълумотномадан танлаб олиш усулида тўлдирилади.

Рисунок 7 – «Келувчи» рўйхатга олиш карточкаси

 

Ҳужжатни ўзгартириш

Ҳужжатни ўзгартириш (рўйхатга олиш карточкасига ўзгаришлар киритиш) учун «Ёзувни ўзгартириш» тугмасидан

 фойдаланилади. Мазкур операция қўлланилиши орқали аввал рўйхатга олинган ҳужжатлар ўзгартирилиши мумкин. Агар ўзгартирилаётган ҳужжатга уни Тизимда рўйхатга олинганидан кейин қандайдир хатти-ҳаракатлар бажарилган бўлса, ўзгартириш операциясини амалга ошириб бўлмайди.

Масалан: Ҳужжат юзасидан топшириқ чиқарилган бўлса.

Ҳужжатни йўқ қилиш

Ҳужжатни йўқ қилиш учун «Ёзув йўқ қилинсин»

 тугмасидан фойдаланилади. Мазкур операцияни қўллаш орқали аввал рўйхатга олинган ҳужжатларни йўқ қилиш мумкин. Худди ҳужжатни ўзгартириш операциясидаги каби, ҳужжатни фақат унинг юзасидан ҳеч қандай хатти-ҳаракат амалга оширилмаган ҳолда йўқ қилиш мумкин.

Устхатни кўриб чиқиш ва босмадан чиқариш

Операциялар ёрдамида ташкилот раҳбари резолюцияси матнидан иборат устхатни кўриб чиқиш

 ва уни босмадан чиқариш

 мумкин.

4.4.3       

Қўшимча имкониятлар

Ҳар бир ҳужжат бўйича рўйхатда қуйидаги қўшимча ахборотни кўриб чиқиш мумкин (экраннинг пастки қисмида):

1)     

Ҳужжатга бириктирилган файллар;

2)     

Ҳужжатнинг ижроси тўғрисидаги ажборот.

«Ташкилот раҳбари» вазифаси

4.4.4       

Дастурий таъминотнинг асосий кўриниши

Тизим ишга туширилгач «Ташкилот раҳбари» вазифасидаги ходимга дастур қуйидаги  кўринишда намоён бўлади (8-расм):

 

8-расм – «Ташилот раҳбари» вазифасининг асосий кўриниши

 

Ташкилот раҳбарининг асосий иш соҳасида кўриб чиқиш учун ҳужжатлар келиб тушадиган бўлимлар мавжуд.

1)     

Иш столи –> Топшириқ бериш учун–> Кўриб чиқиш учун

Бу бўлимда ташкилотга келиб тушган ҳужжатларни кўриб чиқиш амалга оширилади ва улар юзасидан ташкилот раҳбарининг кейинги босқичдаги кўриб чиқиш ва ижро этиш бўйича қарори акс этирилади.

2)     

Иш столи –> Топшириқ бериш учун–> Кўриб чиқилган

Бу бўимда топшириқ белгиланган ҳужжатлар туради. Агар ҳужжатлар юзасидан кейинги хатти-ҳаракатлар амалга оширилмаган бўлса, топшириқнинг реквизитларини ўзгартириш мумкин.

Масалан: Ҳужжатни ижро этиш муддати ўзгартирилиши мумкин.

Бу бўлимдаги барча операциялар «Ҳужжатни кўриб чиқиш» тугмаси

 ёрдамида амалга оширилади.

4.5             

«

Ижрочи» ва «Бўлинма раҳбари» вазифалари

4.5.1       

Дастурий таъминотнинг асосий кўриниши

Юқорида кўрсатилган реквизитлар киритилгач фойдаланувчига дастурнинг қуйидаги кўриниши намоён бўлади (9-расм):

 

Рисунок 9 – «Ижрочи» ёки «Ташкилот раҳбари» вазифасидаги фойдаланувчи учун асосий кўриниш

 

Дастурдан фойдаланувчиларнинг асосий иш соҳаси - «ИШ СТОЛИ» бўлиб, унда қуйидаги бўлимлар жойлашган:

1)                 

Келган

«Келган» бўлимида

 фойдаланучига танишиш (ижро) учун келган ҳужжатлар  ва топшириқлар билан иш олиб борилади.

2)     

Жўнатилган

 «Жўнатилган» бўлимида

 фойдаланувчи томонидан аввал тарқатилган барча топшириқларни кўриб чиқиш мумкин.

3)     

Ҳужжатлар кутубхонаси

«Ҳужжатлар кутубхонаси» бўлимида

 фойдаланувчига юборилган меёрий ҳужжатлар билан танишиш ва уларнинг ёрдамида ходимнинг асосий фаолятини амалга ошириш мумкин.

4.5.2       

«

Келиб тушган» бўлими

Келиб тушган ҳужжатларнинг умумий кўриниши 9-расмда келтирилган. «Келиб тушган» бўлимининг рўйхатида икки турдаги хабарларни учратиш мумкин:

1)     

Янги келиб тушган хабарлар, улар қулай бўлсин учун қалин шрифтда ажратиб кўрсатилади;

2)     

Фойдаланувчи аввал танишган, аммо иш юритув давом эттирилаётган хабарлар. Масалан: Уларнинг қуйи ходимлар томонидан ижросини назорат этиш (Қар. Кейинги назорат шарти билан тарқатилсин).

Келиб тушган ҳужжатлар рўйхати бўйлаб яна пастроқда ҳужжат рўйхатга олинганда унга илова қилинган файлларни ҳам кўриш мумкин. Ҳозиргача фаол ҳолатда бўлган ҳужжат курсор билан ажратилади.

Ҳар бир ҳужжат учун ишнинг боришини кузатиш мумкин

, бу ерда ҳужжат билан амалга оширилган барча ҳаракатлар акс эттирилади. Масалан, тарқатма ёзувлари. Танлаб олинган тарқатманинг ҳолатини кўриб чиқиш учун унинг устида сичқончанинг ўнг тугмаси билан икки карра чертиш шарт.

Бу бўлимда келиб тушган ҳужжатлар устида ҚУЙИДАГИ ОПЕРАЦИЯЛАРДАН БИРИни бажариш мумкин (буни экраннинг юқори қисмида жойлашган тугмачаларни босиш орқали бажарилади):

1)     

Ижро учун

«Ижро учун» операцияси

 агар фойдаланувчи келиб тушган ҳужжат билан таништирилган бўлса ва бу ҳужжат борасида кейинги бошқа ҳаракатлар талаб этилмаса, фойдаланувчининг ўзи томонидан ҳам, шунингдек унга бўйсинувчи ходимлар томонидан ҳам бажарилиши мумкин.

2)     

Тарқатилсин

·          

изма-из назоратсиз

«Тарқатилсин» операцияси агар ҳужжатни бўйсинувчи ходмиларга тарқатиш зарурати бўлса, ва уни назорат этиш талаб этилмаса

 10-расмда ифодаланган шаклда бажарилади. Бунда ҳужжат келиб тушган ҳужжатлар рўйхатидан автоматик тарзда ўчириб юборилади.

10-расм – Ҳужжатни изма-из назоратсиз тарқатиш

·          

изма-из назорат билан

Бу операция ҳужжатни бўйсинувчи ходимларга тарқатиб, мазкур ҳужжат юзасидан берилган топшириқлар ижро этилиши жараёнинин назорат қилиш зарур бўлган ҳолларда бажарилади. Бу операция ҳам аввалгиси каби бажарилади, аммо бу ҳолда ҳужжат назоратга қўйилганлиги қайд этилади (11-расм). Ҳужжатнинг мақоми автоматик равишда «Очилган» ҳолатига ўтказилади ва келиб тушган хабарлар рўйхатида у қалин бўлмаган шрифт билан ифодаланади.

Рисунок 11 – Тарқатилган ҳужжатнинг назоратга қўйилганининг қайд этилиши

 

Агар ҳужжат хато тарқатилган бўлса, бажарилган тарқатма ёзувини «Юборилган»  бўлимидан ўчириб ташалаш мумкин (Қар. «Юборилган» бўлими).

 

3)     

Меёрий ҳужжатлар кутубхонасига жойлаштирилсин

Фойдаланувчи ҳужжат билан танишган ва ундан кейинги фаолиятда фойдаланиш зарурати бўлмаган ҳолларда бу операция бажарилади. Масалан, у Марказий банкнинг йўриқномаси бўлиши мумкин. Бу ҳолда мазкур ҳужжатни жойлаштириш лозим бўлган йиғмажилдларнинг  рўйхати пайдо бўлади (12-расм).

Ҳужжат кейинчалик бўйсинувчи ходимларга танишиш учун тарқатилиши мумкин (қар. Изма-из наоратсиз тарқатилсин), ёки уни ижро этилган ҳужжатлар қаторига ўтказиб юбориш мумкин (қар. Ижро учун).

Қўшимча йиғмажилд очиш учун Тизим Маъмурига мурожаат этиш зарур.

12 – Меёрий ҳужжатларни жойлаштриладиган мавжуд йиғмажилдлар рўйхати

4.5.3       

«

Ҳужжатлар кутубхонаси» бўлими

«Ҳужжатлар кутубхонаси» бўлимида фойдаланувчи учун «Келиб тушган» бўлимидан ўтказилган ҳужжатлар мавжуд. Экраннинг марказий қисмида йиғмажилдни танлаб олинади, ўнг қисмида эса йиғмажилддаги ҳужжатлар рўйхати берилган (13-расм).

 

13-расм – «Ҳужжатлар кутубхонаси» бўлими

4.5.4       

«

Юборилган» бўлими

«Юборилган» бўлимида аввал фойдаланувчиларга юборилган хабарларни кўриб чиқиш мумкин (14-расм).

14-расм – «Юборилган» бўлими

 

Агар тарқатма хато бажарилган бўлса, уни мазкур бўлимдан «Ҳужжатни йўқ қилиш» тугмасидан фойдаланиб,

 ўчириб ташлаш мумкин.

«Ҳисобот шакллари бўлими»

«Ҳисобот шакллари» бўлимидан ҳисоботлар журналларини шакллантириш учун фойдаланилади (15-расм).

15-расм – «Ҳисоботлар» функцияси

 

«Ҳисобот» хошиясида

 тугмаси орқали ҳисобот шакллантириладиган журнални танлаб олиш мумкин («Келувчи ҳужжатлар журнали», «Жўнатилувчи ҳужжатлар журнали»).

Фойдаланувчи «... дан -... гача акс эттирилсин» хошиясида ҳисобот тузиладиган муддат оралиғини  кўрсатади. «Ҳисобот тузилсин» тугмасини босилса, экранда ҳисобот шакли пайдо бўлади (17-расм).

16-расм –

 

 

17-расм – Ҳисобот шакли

 

Экраннинг юқори қисмида тугмалар жойлашган, уларни босиш орқали қуйидаги операцияларни бажариш мумкин:

 

                        – экрандаги тасвирнинг ҳажмини ўзгартириш;

                – ҳужжатни очиш;

                 – ҳужжатни сақлаш;

                 – ҳужжатни қоғозга босмадан чиқариш;

                – ёзувни реквизитларга кўра қидириш;

               – ёрдам;

                 – ҳужжатни ёпиш.

 

«Ички ёзишмалар» бўлими

Бўлимдан ташкилот ичида хабарлар алмашинувини амалга ошириш учун, масалан, агар хизматга доир хабарни, бўйсинувчилардан биронтасига қайсидир масала юзасидан топшириқ узатиш зарурати пайдо бўлса ва ҳ.к. ҳолатларда фойдаланилади.

«Келувчи» функцияси

«Келувчи» функцияси (18-расм) келиб тушган хабарлар тўғрисидаги ахборотни акс эттиради, бунда уларнинг ҳар бири учун қуйидагилар кўрсатилади:

1)     

Хабарнинг тури (Эркин хабар, Топшириқ, Ҳаммага тегишли хабар)

2)     

Юборувчи (Хабар муаллифи)

3)     

Хабар мавзуи

4)     

Рўйхатга олиш санаси

5)     

… гача ижро этилсин

6)     

Хабар

 

18-расм – «Келувчи» функцияси

 

Айни дамгача ўқилмаган хабарлар қалин шрифтда берилади.

Экранннинг пастки қисмида жорий хабарга илова қилинган файлларнинг рўйхатини (рўйхатда курсор билан ажратиб кўрсатилган хабар), шунингдек, мазкур хабарни яна кимлар олганлиги тўғрисидаги ахборотни кўриб чиқиш мумкин.

Хабарни батафсил кўриб чиқиш  

«Кўриб чиқиш» тугмасни

 босиш орқали хабарнинг тўлиқ матни, жўнатилган санаси ва вақти, олувчилар рўйхати келтирилган батафсил маълумотларни кўриб чиқиш мумкин (19-расм).

19-расм – Хабарни кўриб чиқиш

 

Янги хабар

Янги хабарни шакллантиришда Тизимдан фойдаланувчи «Янги хабар қўшилсин» тугмасини

 босиш орқали рўйхатдан хабарнинг намунасини танлаб олиши зарур:

1)     

Эркин хабар – ташкилотнинг ҳар бир ходимига юборилиши мумкин бўлган хабар;

2)     

Топшириқ – қандайдир топшириққа эга бўлган ва бўйсинувчи ходимларга юбориладиган хабар;

3)     

Ҳаммага тегишли хабар  – ташкилотнинг барча ходимларига автоматик тарзда юбориладиган хабар.

 

Хабарнинг шаклида реквизитлар белгиланади: Хабар матни, Олувчилар рўйхати (агар у ҳаммага тегишли хабар бўлмаса).

1)     

Олувчи қўшилсин

2)     

Олувчилар гуруҳи қўшилсин

3)     

Олувчи ўчирилсин

 

Масалан: «Департаментларнинг раҳбарлари» гуруҳини қўшиш мумкин ва ундаги рўйхатдан хабарга алоқаси бўлмаган биронта раҳбар номини ўчириш мумкин.

Бундан ташқари, «Келувчи файллар» функциясида янги хабарга тегишли файлларни илова қилиш мумкин.

Хабарни қайта жўнатиш

 «Хабарни қайта жўнатиш» тугмаси

 ёрдамида фойдаланувчи келиб тушган хабарни бошқа фойдаланувчига, қўшимча равишда ижро муддатини ва қўшимча изоҳни киритган ҳолда жўнатиб юбориши мумкин.

Жавоб хабари

«Жавоб хабари» тугмаси

 орқали фойдаланувчи келиб тушган хабарга жавоб юбориши мумкин, бунда олувчилар рўйхатида келувчи хабар муаллифининг номи автоматик равишда пайдо бўлади.

Келиб тушган топшириқ бажарилсин

Агар хабар муалиифи томонидан жорий хабар юзасидан топшириқни ижро этиш муддати кўрсатилган бўлса, «Ижро этилсин» тугмаси

 фаоллашади, уни босиш орқали мазкур фойдаланувчи томнидан хабар ижро этилгани билдирилади.

Хабар йўқ қилинсин

Ҳужжат кўриб чиқилгач ва ижро этилгач, уни

 йўқ қилиш мумкин.

«Жўнатилувчи» функцияси

«Жўнатилувчи» функциясида (20-расм) фойдаланувчи томонидан жўнатилган хабарларни кўриб чиқиш мумкин.

 

20-расм – «Жўнатилувчи» функцияси

 

Экраннинг пастки қисмида жорий хабарга илова қилинган файлларнинг рўйхатини (рўйхатда курсор билан ажратилган хабар), шунингдек, хабарни олувчи ким эканлиги тўғрисидаги ахборотни кўриб чиқиш мумкин.

Огоҳлантириш ним тизимининг умумий баёни

 

Мазкур ним тизим фойдаланувчини келиб тушган ҳужжатлар ва хабарлар тўғрисида ҳамда уларнинг ижро этиш муддати яқинлашгани тўғрисида огоҳлантириш имконини беради.

Имкониятларнинг қисқача баёни

Фойдаланувчини огоҳлантириш тизими қуйидагилар тўғрисида огоҳлантиради:

1)     

Фойлдаланувчига топшириқ чиқариш ёки ижро учун юборилган янги ҳужжат келиб тушгани

2)     

Фойдаланувчига юборилган янги хабар келиб тушгани

3)     

Фойдаланувчига ҳужжатларни ёки топшириқларни ижро этиш муддати яқинлашгани тўғрисида хабар (тегишли намунадаги хабарлар) бериш

Огоҳлантиришлар билан ишлаш Тизимининг умумий кўринши 21-расмда келтирилган.

21-расм – Огоҳлантириш ним тизимининг умумий кўринши

Огоҳлантиришлар рўйхати қуйидагилардан иборат:

1)     

Ҳужжатлар – фойдаланувчига топшириқ чиқариш ёки ижро учун келиб тушган ҳужжатлар бўйича огоҳлантиришлар рўйхати, шунингдек ҳужжатлар бўйича топшириқлар муддати яқинлашгани тўғрисида огоҳлантириш

2)     

Почта – ички ёзишмаларга оид хабарлар бўйича огоҳлантиришлар рўйхати, шунингдек ички топшириқларни бажариш муддати яқинлашгани тўғрисида огоҳлантириш

Огоҳлантириш тизимини ишга тушириш

Огоҳлантириш тизимини юклаш учун \\128.10.10.70\install иқтибоси орқали кириш зарур, тизимнинг рамзи

 экраннинг пастки ўнг бурчагида акс этади.

Огоҳлатиришларни олиш

Огоҳлантириш тизими ҳужжат келиб тушгани ҳақида вақти-вақти билан сузиб чиқадиган шаклда хабар беради.

.

 

Огоҳлантиришни кўриб чиқиш учун сичқончанинг ўнг тугмаси билан огоҳлантиришнинг рамзини чертиш зарур. Тизим қуйидагини таклиф этади

. «Чиқиш» сатрини танланса – тизимга уланиш узиб қўйилади, «Хабар» сатрини танланса – тизим «Хабар» шаклини таклиф этади (22-расм).

22-расм – «Хабарлар» шакли

Хабарлар уч гуруҳга бўлинади:

1)     

Янги

Бу гуруҳга фойдаланувчи ҳали ҳеч қандай хатти-ҳаракатни амлага оширмаган ҳужжатлар ёки хабарлар киради.

2)     

Ўқилган

Бу гуруҳга фойдаланувчи танишган (ўқиб чиққан) аммо ижроси қайд этилмаган хабарлар киради.

 

3)     

Муддати ўтказилган

Бу гуруҳга фойдаланувчи томонидан белгиланган муддатида ижро этилмаган хабарлар киради.

Огоҳлантириш матни

Огоҳлантириш матнида мазкур огоҳлантириш юборилган сана, ижро этиш муддати ва ижрогача қолган кунлар ва соатлар миқдори ёки ижро муддати белгиланганидан буён қанча вақт ўтгани тўғрисида хабар берилади.

Огоҳлантиришлар билан ишлаш

Фойдаланувчи огоҳлантиришлар рўйхати билан ишлаган чоғида, қуйидаги операцияларни бажариши мумкин:

1) «Олинди» – огоҳлантириш олинганини қайд этиш.

Фойдаланувчи мазкур операцияни танлаган чоғида огоҳлантириш чекинади ва фақат ҳужжат ёки топшириқнинг ижро муддати яқинлашгач қайтадан пайдо бўлади. Ҳужжатлар бўйича огоҳлантиришларнинг даврийлиги ва миқдори Маъмур томонидан созланади.

3)     

«Кўриб чиқиш» – берилаётган огоҳлантиришга тегишли ҳужжатни кўриб чиқиш.

Фойдаланувчи мазкур операцияни танлаган чоғида Тизим тегишли ҳужжат ёки хабарга кўчиб ўтишни амалга оширади. Агар IS Docflow дастурий таъминоти ишга туширилмаган бўлса, Тизим аутентификация шаклини таклиф этади, унга фойдаланувчининг номини ва тилсимни киритиш зарур. Кириш амалга ошгач, Тизим автоматик тарзда огоҳлантиришлар рўйхатидан кўриш учун танлаб олинган ҳужжат ёки хабарни топиб кўрсатади.

ЎЗГАРИШЛАРНИ РЎЙХАТГА ОЛИШ ВАРАҚАСИ

Варақлар (бетлар) тартиб рақами					Ҳужжатдаги жами варақлар (бетлар)	Ҳужжатт/р	Узатувчи ҳужжатнингКелувчи т/р ва санаси	Имзо	Сана
Ўлч.	Ўзгартирилган	Алмаштирилган	Янги	Бекор қилинган